Zmiany dotyczące stażu pracy: działalność gospodarcza i umowy zlecenie wliczane do okresu zatrudnienia
Opublikowana 21 października 2025 r. nowelizacja Kodeksu pracy oraz kilku innych ustaw (Dz. U. z 2025 r. poz. 1423) wprowadza bardzo istotne zmiany w sposobie obliczania okresu zatrudnienia. Zmiany te, wchodzące w życie co do zasady 1 stycznia 2026 r., mają ogromne znaczenie zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.
Nowe przepisy znacząco rozszerzają katalog okresów, które będą wliczane do ogólnego stażu pracy, od którego zależą liczne uprawnienia pracownicze, takie jak wymiar urlopu wypoczynkowego czy długość okresu wypowiedzenia.
Jakie nowe okresy wliczamy do stażu pracy?
Najważniejszą zmianą jest dodanie do Kodeksu pracy nowego artykułu 302¹. Zgodnie z nim, do okresu zatrudnienia wliczane będą teraz następujące, dotychczas pomijane, okresy:
Działalność gospodarcza i "Ulga na start"
Do stażu pracy zaliczone zostaną okresy:
- prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
- pozostawania osobą współpracującą przy tej działalności.
Warunkiem jest opłacenie za te okresy składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.
Co istotne, ustawa wlicza do stażu pracy także okres, w którym przedsiębiorca korzystał z tzw. "Ulgi na start" (na podstawie art. 18 ust. 1 Prawa przedsiębiorców) i nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Wliczany będzie również okres pozostawania osobą współpracującą z takim przedsiębiorcą, o ile opłacano za niego składki.
Umowy cywilnoprawne
Do okresu zatrudnienia wliczone zostaną również okresy:
- wykonywania umowy zlecenia (lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu),
- wykonywania umowy agencyjnej,
- pozostawania osobą współpracującą z osobą wykonującą ww. umowy.
Warunkiem jest, aby w tych okresach dana osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Co ciekawe, ustawa przewiduje również wliczanie udokumentowanych okresów, w których dana osoba nie podlegała tym ubezpieczeniom na mocy odrębnych przepisów.
Inne okresy zaliczane
Nowelizacja dodaje do stażu pracy także:
- Opieka nad dzieckiem: Okresy zawieszenia działalności gospodarczej lub przerwy w jej wykonywaniu przez osobę współpracującą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, o ile opłacano wtedy składki emerytalne i rentowe.
- Praca za granicą: Udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy, przebyty za granicą.
- Spółdzielnie: Okresy pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych (pod warunkiem podlegania ubezpieczeniom).
- Służby mundurowe: Ustawa precyzuje, że do okresu zatrudnienia wlicza się okresy służby m.in. w Policji, Służbie Ochrony Państwa, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej czy Służbie Celno-Skarbowej.
- Praca skazanych: Do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia, wliczane będą okresy odpłatnego zatrudnienia skazanego (z wyłączeniem umowy o dzieło).
Ważne: W przypadku, gdy różne okresy (np. praca na etacie i umowa zlecenie) nakładają się na siebie, do stażu pracy wlicza się okres najkorzystniejszy dla pracownika.
Staż ogólny a staż zakładowy – istotne różnice
Nowe przepisy wprowadzają pewne rozróżnienie. Wyżej wymienione okresy (B2B, zlecenia, praca za granicą) będą wliczane do ogólnego stażu pracy, wpływającego np. na wymiar urlopu.
Jednakże, aby te okresy zostały wliczone do stażu pracy u danego pracodawcy (tzw. stażu zakładowego, od którego zależy np. długość okresu wypowiedzenia), pracownik będzie musiał udowodnić, że w ramach swojej działalności, umowy zlecenia czy pracy za granicą, świadczył pracę na rzecz tego konkretnego pracodawcy.
Jak udokumentować nowy staż pracy?
Aby skorzystać z nowych uprawnień, pracownik będzie musiał samodzielnie udokumentować te okresy. Dokumentem potwierdzającym będą zaświadczenia wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
- ZUS potwierdzi okresy opłacania składek (dla B2B, opieki nad dzieckiem).
- ZUS potwierdzi okresy podlegania ubezpieczeniom (dla umów zleceń, spółdzielni).
- ZUS potwierdzi zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego (dla "Ulgi na start").
Wniosek o wydanie takiego zaświadczenia pracownik będzie musiał złożyć do ZUS wyłącznie w formie elektronicznej, za pomocą swojego profilu informacyjnego (PUE ZUS). Zakład również doręczy zaświadczenie lub decyzję w tej sprawie elektronicznie na profil wnioskodawcy.
Terminy wejścia w życie i przepisy przejściowe
To bardzo ważny element nowelizacji, różnicujący sytuację pracodawców.
Podstawowy termin wejścia w życie ustawy to 1 stycznia 2026 r..
Jednak ustawa przewiduje dwa różne terminy rozpoczęcia stosowania przepisów w zależności od pracodawcy:
- Sektor publiczny: Pracodawcy będący jednostkami sektora finansów publicznych (np. urzędy, szkoły publiczne) muszą stosować nowe zasady od 1 stycznia 2026 r..
- Sektor prywatny: Pracodawcy niebędący jednostkami sektora finansów publicznych (zdecydowana większość firm) zaczną stosować przepisy później. Wejdą one w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy.
- Obliczenie: Ustawa została ogłoszona 21 października 2025 r.. 6 miesięcy mija 21 kwietnia 2026 r. Pierwszy dzień następnego miesiąca to 1 maja 2026 r.
Okres przejściowy na udokumentowanie stażu
Pracownicy, którzy w dniu wejścia w życie przepisów (odpowiednio 1 stycznia lub 1 maja 2026 r.) będą zatrudnieni u danego pracodawcy, mają 24 miesiące od tego dnia na udokumentowanie i przedłożenie pracodawcy nowych okresów stażu.
Uwaga: Jeżeli pracownik nie udokumentuje tych okresów w ciągu 24 miesięcy, pracodawca nie będzie miał obowiązku wliczenia ich do stażu pracy tego pracownika.
Nowe uprawnienia (np. dłuższy urlop) będą przysługiwać pracownikowi od dnia nabycia do nich prawa, ale nie wcześniej niż od dnia wejścia w życie przepisów u danego pracodawcy.
Nowe przepisy nie wpłyną na okresy wypowiedzenia, które już trwają w dniu wejścia ustawy w życie , ani na trwające procesy rekrutacyjne (nabory).