Nowe obowiązki i uprawnienia organów Państwowej Inspekcji Pracy wynikające ze zmiany ustawy o PIP

Nowe obowiązki i uprawnienia organów Państwowej Inspekcji Pracy wynikające ze zmiany ustawy o PIP

Zmiana ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy która weszła w życie 8 lipca 2026r. wprowadza szereg nowych uprawnień oraz obowiązków organów PIP, które w istotny sposób wpływają na zasady kwalifikowania stosunków prawnych stanowiących podstawę świadczenia pracy zarobkowej (stosunek pracy / stosunek cywilnoprawny).

I. Współdziałanie z innymi instytucjami – dostęp do danych w rejestrach

Artykuł 14 ust. 2 pkt. 3 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy uściślił zasady wykorzystywania informacji z rejestrów Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Państwowa Inspekcja Pracy jest uprawniona do nieodpłatnego korzystania z danych zgromadzonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w zakresie niezbędnym do realizacji zadań Państwowej Inspekcji Pracy.

Nowym obowiązkiem Państwowej Inspekcji Pracy wynikającym z artykułu 14a Ustawy jest wymóg udostępniania ZUS danych ustalonych podczas kontroli, w zakresie niezbędnym do realizacji wybranych zadań określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

II. Podmioty podlegające kontroli Państwowej Inspekcji Pracy

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 13 ust. 1, kontroli Państwowej Inspekcji Pracy podlegają pracodawcy - a w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli legalności zatrudnienia oraz zawierania umów cywilnoprawnych w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę, także niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne - na rzecz których jest lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli była świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia pracy.

Ponadto, na podstawie art. 13 ust. 5 ustawy kontroli tej podlegają przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności:

a) jest lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli było wykonywane zlecenie,

b) są lub w okresie roku poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli były świadczone usługi przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi

– w zakresie wypłacania takim osobom wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej

III. Nowe uprawnienia organów Państwowej Inspekcji Pracy

Znowelizowane brzmienie art. 10 ust. 1 pkt. 11 stwierdza, że do jednego z zadań Państwowej Inspekcji Pracy należy wnoszenie powództwa na rzecz obywateli w sprawach o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy, a także wstępowanie, za zgodą powoda, do postępowania w tych sprawach w każdym jego stadium.

Ponadto, zgodnie z art. 11 ust. 1 pkt. 7a, w razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia właściwe organy Państwowej Inspekcji Pracy (okręgowy inspektor pracy) są uprawnione odpowiednio do stwierdzania, w drodze decyzji, istnienia stosunku pracy, w sytuacji kiedy zawarto umowę cywilnoprawną lub kiedy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę.

Jak stanowi art. 11 ust. 2 ustawy, inspektor pracy, po umożliwieniu stronom stosunku prawnego zajęcia stanowiska, są uprawnione również do wydania polecenia usunięcia naruszeń dotyczących:

1) funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub

2) niezawarcia umowy o pracę - w sytuacji gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy

UWAGA: Warunkiem wydania przez okręgowego inspektora pracy wspomnianej decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy jest wcześniejsze niewykonanie polecenia inspektora pracy tj. niezawarcie umowy o pracę.

IV. Cechy stosunku pracy

Artykuł 22 §1 Kodeksu pracy wymienia podstawowe cechy stosunku pracy. Spełnienie wszystkich poniższych przesłanek oznacza, zgodnie z art. 22 §1¹, że stosunek prawny pomiędzy dwoma podmiotami wypełnia znamiona stosunku pracy, tj.:

· pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy,

· pod jego kierownictwem,

· w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę,

· pracodawca zobowiązuje się do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Zatrudnienie w powyższych warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.

Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu wspomnianych warunków wykonywania pracy.

V. Środki prawne

1. Polecenie usunięcia naruszeń

Jednym z kluczowych narzędzi jest wspomniane wyżej polecenie usunięcia ewentualnych naruszeń wydawane przez inspektora pracy w przypadku stwierdzenia zawarcia umowy cywilnoprawnej z naruszeniem przepisów art. 22 §1 Kodeksu pracy.

Co ważne, nie jest to polecenie wydawane w sposób arbitralny. W toku kontroli inspektor pracy najpierw umożliwia stronom zajęcie stanowiska wobec łączącego ich stosunku prawnego.

Dopiero po odebraniu stanowisk stron, inspektor pracy wydaje polecenie usunięcia naruszeń dotyczących funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub niezawarcia umowy o pracę w sytuacji, gdy w łączącym strony stosunku przeważają cechy stosunku pracy.

Należy również zwrócić uwagę na art. 34 ust. 1c ustawy o PIP. Inspektor pracy, wydając powyższe polecenie, określa termin jego wykonania w taki sposób, żeby ocena jego wykonania w oparciu o całokształt okoliczności sprawy nastąpiła w trakcie trwania kontroli.

2. Decyzja lub powództwo okręgowego inspektora pracy – nowe uprawnienia

W przypadku niezastosowania się do wspomnianego polecenia inspektora pracy, okręgowy inspektor pracy na mocy art. 19 ust. 1 pkt. 4 ustawy, w zw. z art. 11 ust. 1 pkt. 7a uzyskuje prawo do wydania decyzji administracyjnej, w której stwierdza istnienie stosunku pracy. W związku z tym uprawnieniem pojawia się zasada czynnego udziału stron w postępowaniu administracyjnym wyrażona w art. 10 Kodeksu postępowania administracyjnego. Oznacza to, że okręgowy inspektor pracy zobowiązuje się do zapewnienia stronom czynnego udziału w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwia im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.

UWAGA: Decyzja wydana przez okręgowego inspektora pracy ma skutki prawne ex nunc, tzn. obowiązuje od momentu jej wydania. W związku z tym, w art. 19 ust. 1 pkt. 4a, w zw. z art. 10 ust. 1 pkt. 11 wprowadzono również instytucję powództwa na rzecz obywateli w sprawach o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy.

Powództwo wnoszone przez okręgowego inspektora pracy do właściwego miejscowo sądu pracy, umożliwia ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy również z mocą wsteczną (ex tunc). Szczególne zastosowanie będzie to miało w przypadku, gdy zajdzie konieczność ustalenia treści wspomnianego stosunku za okres wcześniejszy niż ten, który mógłby zostać objęty decyzją.

W przypadku, gdy okręgowy inspektor pracy wnosi powództwo do sądu pracy, nie będzie wydawana decyzja administracyjna (w zakresie objętym powództwem), o czym stanowi art. 33a ust. 7 ustawy.

Ponadto, zgodnie z art. 19 ust. 1a. ustawy, okręgowy inspektor pracy informuje właściwe organy podatkowe o:

· przekazaniu do sądu powszechnego odwołania od omawianej decyzji oraz o uprawomocnieniu się orzeczenia sądu w sprawie tej decyzji,

· o wniesieniu powództwa o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy oraz uprawomocnieniu się orzeczenia sądu wydanego w wyniku wniesienia tego powództwa.

3. Skutki prawne wydanej decyzji

Decyzja (od dnia jej wydania) będzie wywoływała skutki prawne, jakie wiążą się ze stwierdzeniem istnienia stosunku pracy.

Przy tym decyzja okręgowego inspektora pracy stanie się wykonalna w następujących przypadkach:

z dniem następującym po dniu, w którym upływa termin do wniesienia odwołania, jeżeli żadna ze stron nie wniesie odwołania,
albo z dniem uprawomocnienia się orzeczenia sądu,
albo z dniem nadania jej rygoru natychmiastowej wykonalności.

Każdej ze stron postępowania przysługuje:

odwołanie od decyzji w terminie miesiąca od dnia jej doręczenia,
bądź zażalenie do sądu pracy na postanowienie nadające decyzji rygor natychmiastowej wykonalności (na mocy art. 10 §2 KPA, w przypadkach, gdy załatwienie sprawy nie cierpi zwłoki ze względu na niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną).

W przypadku wniesienia odwołania i/lub zażalenia przez strony, właściwym do jego rozpatrzenia będzie sąd pracy właściwy miejscowo dla miejsca wykonywania pracy ustalonego w decyzji okręgowego inspektora pracy.

Rygor natychmiastowej wykonalności decyzji (art. 108 Kodeksu postępowania administracyjnego) będzie miał zastosowanie do osób które mogłyby być objęte szczególną ochroną przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę (w ramach istniejącego stosunku pracy), np. w przypadku pracownicy w ciąży lub pracownika w wieku przedemerytalnym.

VI. Postępowanie kontrolne

1. Uprawnienia inspektora w trakcie kontroli

Zmiany w artykule 23 oraz 26 ustawy o PIP przewidują możliwość przeprowadzania kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w sposób zdalny.

Przede wszystkim, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt. 2a, w toku postępowania kontrolnego inspektor pracy ma prawo żądania od podmiotu kontrolowanego - w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli - przeprowadzenia transmisji online umożliwiającej kontrolę dokumentów, wysłuchanie strony oraz przesłuchanie podmiotu kontrolowanego przy zastosowaniu dostępnych urządzeń technicznych umożliwiających przekaz telekomunikacyjny, w szczególności urządzeń umożliwiających dwukierunkową łączność, pozwalających na odbiór obrazu lub obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym między uczestnikami czynności kontrolnej.

Ponadto, inspektor pracy w toku kontroli może żądać przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, także w formie elektronicznej.

Analogiczna sytuacja dotyczy dokumentów lub oświadczeń w sprawach delegowania pracowników na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej albo z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dotyczących kontroli, o której mowa w ustawie z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług.

Inspektor pracy może także w toku kontroli wykonywać odpisy lub wyciągi z dokumentów, ich kopii, jak również zestawienia i obliczenia sporządzanych na podstawie dokumentów, niezbędnych dla celów kontroli, a w razie potrzeby żądać ich od podmiotu kontrolowanego, także w formie elektronicznej.

Dodatkowo, zgodnie z nowym art. 23a ustawy o PIP, Inspektor pracy może zwrócić się do właściwego terytorialnie okręgowego inspektora pracy, aby wezwał osobę zamieszkującą lub przebywającą na terenie działania tego inspektoratu pracy do złożenia wyjaśnień lub zeznań związanych z przeprowadzaną kontrolą. Inspektor pracy przeprowadzający kontrolę wskazuje okoliczności będące przedmiotem wyjaśnień lub zeznań.

2. Postępowanie kontrolne - miejsce kontroli

Rozszerzone brzmienie uzyskał także art. 26 ustawy, w nowym ust. 5 pojawił się zapis, który wskazuje, że w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli i może usprawnić jej przeprowadzenie lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez kontrolowanego działalności, kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w sposób zdalny.

UWAGA: Prowadzenie kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w sposób zdalny nie ogranicza korzystania przez inspektora pracy z prawa swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego oraz możliwości przeprowadzania kontroli w siedzibie i innych obiektach należących do kontrolowanego, czy też wykonywania poszczególnych czynności kontrolnych w siedzibie jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy.

3. 3. Postępowanie kontrolne – dokumentowanie ustaleń kontroli

Zgodnie z art. 31 ustawy, ustalenia kontroli są dokumentowane w protokole kontroli sporządzonym na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Po nowelizacji protokół kontroli powinien zawierać m.in. nazwę podmiotu kontrolowanego i jego adres oraz numer REGON lub NIP lub, w przypadku osób fizycznych, numer PESEL, a w przypadku pracodawcy posiadającego siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej numer identyfikacyjny uzyskany w państwie siedziby pracodawcy dla celów podatkowych albo ubezpieczeniowych. W skład protokołu powinny wejść także informacje uzyskane w trybie wspomnianego już art. 23a, czyli w przypadku zwrócenia się przez prowadzącego kontrolę inspektora pracy do okręgowego inspektora pracy z innego OIP, o wezwanie osoby do złożenia wyjaśnień lub zeznań związanych z przeprowadzaną kontrolą, w ramach „pomocy prawnej”.

Inspektor pracy przeprowadzający kontrolę przekazuje protokół kontroli podmiotowi kontrolowanemu. Protokół w postaci papierowej sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Notatkę urzędową sporządza się zaś na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

VII. Interpretacja indywidualna Głównego Inspektora Pracy

Zgodnie z art. 14b ustawy o PIP, Główny Inspektor Pracy wydaje, na wniosek podmiotu podlegającemu kontroli, interpretację indywidualną w drodze decyzji w zakresie stosowania przepisów prawa pracy dotyczących ustalenia, czy przedstawiony we wniosku stosunek prawny stanowi stosunek pracy w rozumieniu art. 22 §1 Kodeksu pracy.

Interpretacja ta będzie wydawana bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego wniosku, zaś koszt jej wydania wynosi 40,00 zł. Jest ona wydawana w drodze decyzji, od której służy odwołanie na zasadach określonych w Kodeksie postępowania cywilnego.

Interpretacja indywidualna zawiera ocenę stanowiska wnioskodawcy z przytoczeniem przepisów prawa oraz ich wykładni.

Zasadniczo nie jest ona wiążąca dla wnioskodawcy, ale nie wyłącza to możliwości oceny przez inspektora pracy rzeczywistego charakteru stosunku prawnego w toku kontroli, jeżeli ustalony w jej trakcie stan faktyczny różni się od opisanego we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej.

Zgodnie z art. 14b ust. 17 interpretacja ta będzie wiążąca dla organów Państwowej Inspekcji Pracy. Zostanie też zanonimizowana i umieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu. Może ona zostać usunięta z BIP w momencie jej uchylenia lub stwierdzenia nieważności, a w przypadku zmiany treści zamieszczona zostanie ona ponownie w zaktualizowanej wersji, z odpowiednią adnotacją.

UWAGA: Wydana interpretacja indywidualna przekazywana jest niezwłocznie Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajowej Administracji Skarbowej na mocy art. 14b ust. 18 ustawy o PIP.

Wyjątek dotyczący interpretacji

Zgodnie z art. 14b ust. 1 ustawy Główny Inspektor Pracy nie wyda interpretacji indywidualnej w zakresie tych elementów stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, które w dniu złożenia wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej są przedmiotem toczącego się postępowania administracyjnego prowadzonego przez organy Państwowej Inspekcji Pracy lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych

VIII. Przepisy przejściowe

Przepis abolicyjny – rok na dostosowanie umowy do stanu zgodnego z prawem

Z uwagi na szeroki zakres omawianej nowelizacji, ustawodawca wprowadził również przepisy przejściowe, które ułatwią stronom walidację łączących je stosunków prawnych i analizę czy spełnia on wszystkie cechy stosunku pracy.

Przy tym z jednej strony, zmiany wprowadzone przez nowelizację, m.in. do Kodeksu pracy, podwyższają wysokość grzywien, które mogą być nałożone w postępowaniu wykroczeniowym prowadzonym czy wszczynanym przez inspektora pracy (od 2 000 zł do 60 000 zł, a w przypadku dłużników alimentacyjnych od 3 000 zł do 90 000 zł).

Z drugiej jednak strony, zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026.473 z dnia 2026.04.07), podmiot, który przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy (8 lipca 2026r.) zawarł z osobą wykonującą pracę umowę cywilnoprawną lub na rzecz którego osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem, mimo że stosunek ten spełnia wszystkie cechy stosunku pracy, o których mowa w art. 22 §1 Kodeksu pracy, i który w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy dobrowolnie doprowadzi do stanu zgodnego z prawem przez zawarcie umowy o pracę, nie podlega odpowiedzialności określonej w art. 281 §1 pkt. 1 Kodeksu pracy.

Przepis ten wprowadza roczną abolicję (do 8 lipca 2027r.) umożliwiającą samodzielne dostosowanie konstrukcji umów przez pracodawcę do wymagań ustawodawcy. Wyłącza to jego odpowiedzialność z tytułu wykroczenia z art. 281 §1 pkt. 1 Kodeksu pracy tj.:

„Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu zawiera umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 §1 powinna być zawarta umowa o pracę, podlega karze grzywny od 2000 zł do 60 000 zł.”

Pozwala to na przeanalizowanie umów cywilnoprawnych i w razie potrzeby przekształcenie ich w umowy o pracę, bez narażania się na odpowiedzialność wykroczeniową.

Pozostałe przepisy przejściowe

Artykuły 13-15 ustawy wprowadzają jeszcze kilka kluczowych przepisów z punktu widzenia reformy.

Przede wszystkim, do umów cywilnoprawnych, na podstawie których jest świadczona praca, zawartych przed dniem wejścia w życie nowelizacji i trwających w tym dniu, stosuje się przepisy ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą. Oznacza to, że do wszystkich umów prawa cywilnego na podstawie których świadczona jest praca (na zasadach art. 22 §1 Kodeksu pracy), a trwających dnia 8 lipca 2026r. stosowane są nowe przepisy ustawy o PIP.

Ponadto, do postępowań sądowych wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, w których Państwowa Inspekcja Pracy wniosła powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy, stosuje się przepisy Kodeksu postępowania cywilnego, w brzmieniu obowiązującym przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy.

Dotychczasowe przepisy ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (w brzmieniu sprzed 8 lipca 2026r.) stosuje się tylko do postępowań kontrolnych wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy. Wszystkie kontrole rozpoczęte w dniu 8 lipca 2026r. i później, będą prowadzone na zasadach wynikających z nowelizacji.

IX. Podsumowanie:

Wprowadzona nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy stanowi wzmocnienie kompetencji organów PIP, w szczególności w zakresie przeciwdziałania nadużyciom związanym z nieprawidłowym kwalifikowaniem stosunków prawnych spełniających cechy stosunku pracy z art. 22 §1 Kodeksu pracy jako umów cywilnoprawnych. Kluczowym celem ustawodawcy jest zwiększenie skuteczności egzekwowania przepisów prawa pracy oraz zapewnienie realnej ochrony osób świadczących pracę w warunkach właściwych dla stosunku pracy.

Nowe rozwiązania, w tym możliwość wydawania poleceń przez inspektorów pracy, wydawania przez okręgowego inspektora pracy decyzji administracyjnych stwierdzających istnienie stosunku pracy czy kierowania pozwu o ustalenie istnienia stosunku, rozszerzenie katalogu podmiotów podlegających kontroli, a także rozwój narzędzi kontrolnych (w tym kontroli prowadzonych w formie zdalnej), niewątpliwie zwiększają rolę Państwowej Inspekcji Pracy jako instytucji chroniącej prawa pracowników i zapewniającej przestrzeganie powszechnie obowiązujących przepisów prawa przez strony stosunku pracy.

Nowelizacja oznacza konieczność dokonania przez pracodawców pogłębionej analizy stosowanych form zatrudnienia oraz ich zmiany w przypadku nieprawidłowego kwalifikowania stosunków pracy. Jednocześnie wprowadzenie instytucji interpretacji indywidualnej Głównego Inspektora Pracy oraz przepisów przejściowych, w tym rocznej abolicji, zapewnia podmiotom kontrolowanym możliwości dostosowania się do nowych regulacji, bez narażania się na odpowiedzialność i sankcje.