Nowe zasady ustalania stażu pracy w sektorze prywatnym od 01.05.2026 roku – kompleksowa zmiana przepisów objęła cały rynek pracy!
Od 1 stycznia 2026r. obowiązują nowe zasady ustalania ogólnego stażu pracy w sektorze publicznym, które w istotny sposób zmieniają dotychczasowe podejście do liczenia doświadczenia zawodowego pracowników. Nowelizacja ta polega przede wszystkim na rozszerzeniu katalogu okresów wliczanych do ogólnego stażu pracy, co znajduje odzwierciedlenie w nowych przepisach, w szczególności w art. 302¹ Kodeksu pracy.
Od wymienionych okresów zależy wiele uprawnień pracowniczych, w szczególności wymiar urlopu wypoczynkowego czy długość okresu wypowiedzenia.
Od 1 maja 2026r. zmiany w obliczaniu ogólnego stażu pracy obowiązują również w odniesieniu do sektora prywatnego, obejmując wszystkich pracowników w Polsce
Dotychczasowe zasady – ograniczony katalog okresów
Przypominamy, że do końca 2025 roku podstawą ustalania stażu pracy były przede wszystkim okresy zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Uzupełniająco uwzględniano wybrane okresy szczególne, takie jak służba w formacjach mundurowych.
Zgodnie ze znowelizowaną treścią art. 302 Kodeksu pracy, do okresu zatrudnienia wlicza się okresy służby w:
- Policji,
- Urzędzie Ochrony Państwa,
- Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
- Agencji Wywiadu,
- Służbie Kontrwywiadu Wojskowego,
- Służbie Wywiadu Wojskowego,
- Centralnym Biurze Antykorupcyjnym,
- Biurze Ochrony Rządu,
- Służbie Ochrony Państwa,
- Służbie Więziennej,
- Straży Granicznej,
- Państwowej Straży Pożarnej,
- Straży Marszałkowskiej,
- Służbie Celno-Skarbowej,
W zakresie i na zasadach przewidzianych odrębnymi przepisami, regulującymi przebieg i charakter służby w powyższych formacjach mundurowych.
Jest to jednak katalog wąski i nieobejmujący większości form aktywności zawodowej. Ustawodawca postanowił więc umożliwić większej liczbie podmiotów uwzględnienie ich okresów zarobkowania pod kątem ich zaliczenia do ogólnego stażu pracy, na takich samych zasadach jak wynika to ze stosunku pracy.
Art. 302¹ Kodeksu pracy – szeroki katalog okresów wliczanych do stażu pracy
Nowelizacja Ustawy Kodeks pracy z dnia 21 października 2025r. wprowadziła nowy art. 302¹, który w sposób enumeratywny określa wszystkie dodatkowe okresy podlegające zaliczeniu do stażu pracy.
1. Prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej:
Do okresu zatrudnienia wlicza się okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności gospodarczej.
Za pozarolniczą działalność gospodarczą uważa się aktywności o których mowa w art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, t.j.:
- działalność gospodarcza wykonywana na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców lub innych przepisów szczególnych,
- działalność twórcza i artystyczna;
- prowadzenie działalności w zakresie wolnego zawodu (w rozumieniu przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne oraz osoby, której przychody są przychodami z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku PIT);
- pozostawanie wspólnikiem jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej;
- pozostawanie akcjonariuszem prostej spółki akcyjnej wnoszącego do spółki wkład, którego przedmiotem jest świadczenie pracy lub usług;
- pozostawanie komplementariuszem w spółce komandytowo-akcyjnej;
- oraz prowadzenie publicznej lub niepublicznej szkoły, innej formy wychowania przedszkolnego, placówki lub zespołu placówek.
Wlicza się również do tego okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą powyższą działalność, pod warunkiem, że zostały za nią opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe
2. 2. Umowy cywilnoprawne i inne zbliżone formy aktywności:
Zgodnie z art. 3021 §2 Kodeksu pracy, do okresu zatrudnienia wlicza się także okresy:
- wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
- wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej,
- pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z osobą wykonującą umowę zlecenia, świadczenia usług lub agencyjnej,
- pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
- oraz pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych.
Pod warunkiem podlegania przez tą osobę fizyczną ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu.
UWAGA: Do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane okresy o których mowa powyżej, w których osoba fizyczna nie podlegała obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu na podstawie przepisów ustawy z dnia 17 grudnia 1998r. o Emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
3. 3. "Ulga na start":
Zgodnie z §4 omawianego artykułu Kodeksu pracy, do okresu zatrudnienia wlicza się również okres o którym mowa w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, w którym osoba fizyczna podejmująca działalność gospodarczą nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Chodzi tutaj o tzw. „ulgę na start”, czyli sytuację w której przedsiębiorca będący osobą fizyczną, który podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmuje ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia, nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez okres 6 miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej. Dodatkowo w celu skorzystania ze wspomnianej ulgi, nie może on wykonywać tej działalności na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywał w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.
Do okresu zatrudnienia wlicza się także okres pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną korzystającą z „ulgi na start”, za którą zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.
4. 4. Zawieszenie działalności gospodarczej w celu sprawowania opieki nad dzieckiem:
Do okresu zatrudnienia wlicza się również okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Pozarolniczą działalność gospodarczą rozumiemy w tym wypadku jako działalność gospodarczą wykonywaną na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców lub innych przepisów szczególnych.
Warunkiem zaliczenia okresu zawieszenia działalności gospodarczej do ogólnego stażu pracy jest opłacenie składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za wspomniany okres.
5. 5. Pozostałe okresy zaliczane do ogólnego stażu pracy:
Do okresu zatrudnienia wlicza się okres sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
Do wspomnianego okresu wlicza się także udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą.
Również pozostawanie członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej oraz członkiem spółdzielni kółek rolniczych zaliczane jest do ogólnego stażu pracy, pod warunkiem podlegania ubezpieczeniu emerytalnemu oraz rentowemu.
Ponadto, do tego okresu zalicza się również odpłatne wykonywanie pracy przez skazanych, nie wliczając w to umowy o dzieło.
6. W jaki sposób rozumieć osobę współpracującą?
Osoba współpracująca jest rozumiana jako podmiot wymieniony w art. 8 ust. 11 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność, zleceniobiorcami oraz z osobami fizycznymi korzystającymi z tzw. „ulgi na start”, uważa się: małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej lub umowy zlecenia.
UWAGA: Nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.
Czy można sumować kilka okresów zatrudnienia z różnych tytułów?
Zgodnie z art. 3021 §10 Kodeksu pracy, w przypadku:
- nakładania się okresów zatrudnienia lub
- nakładania się tych okresów na okres pozostawania w stosunku pracy,
do okresu zatrudnienia wlicza się okres najkorzystniejszy dla osoby, której okresy będą podlegały wliczeniu do okresu zatrudnienia.
Oznacza to, że nie można sumować okresów przypadających więcej niż z jednego tytułu. Wybiera się jedynie okres wynikający z jednej podstawy, najkorzystniejszy (więc co do zasady najdłuższy) dla danej osoby składającej wniosek.
Obowiązek udokumentowania okresów przez pracownika
Do zaliczenia zdecydowanej większości okresów potrzebne jest zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Zależnie od wnioskowanego okresu, wymagane jest jedno ze wskazanych zaświadczeń o:
- opłacaniu składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe lub wypadkowe,
- podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,
- o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego.
Nie jest ono wymagane jedynie w przypadku dokumentowania stażu pracy za granicą oraz członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych.
Zgodnie z art. 3022 Kodeksu pracy - Wniosek o wydanie zaświadczenia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych składa osoba fizyczna, której okresy będą podlegały wliczeniu do okresu zatrudnienia, co do zasady wyłącznie w postaci elektronicznej za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Oznacza to, że to na pracowniku ciąży obowiązek udokumentowania wszystkich okresów zatrudnienia w celu ich zaliczenia do ogólnego stażu pracy.
Okres przejściowy
W związku z ciężarem udokumentowania okresów zatrudnienia ciążącym na pracowniku, ustawodawca przewidział okres przejściowy.
Pracownicy, którzy w dniu wejścia w życie przepisów (tj. w przypadku sektora prywatnego 1 maja 2026r.), byli zatrudnieni u danego pracodawcy, mają 24 miesiące na udokumentowanie okresów stażu i przedłożenie stosownych dokumentów pracodawcy.
Co ważne, jeżeli pracownik nie udokumentuje tych okresów w ciągu 24 miesięcy (tj. do 1 maja 2028r.), pracodawca nie będzie miał obowiązku wliczania ich do jego stażu pracy.
Staż pracy ogólny, a staż pracy u danego pracodawcy
Nowe przepisy o zaliczaniu stażu pracy, mają wpływ przede wszystkim na wysokość tzw. ogólnego stażu pracy. To właśnie od ogólnego stażu pracy uzależnione są takie uprawnienia pracowników jak:
- prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego (po osiągnięciu 10 lat stażu pracy),
- prawo do urlopu wychowawczego (wymagane 6 miesięcy stażu pracy),
- dodatku stażowego,
- nagród jubileuszowych.
Co do zasady, nowelizacja przepisów Kodeksu pracy nie wpływa na tzw. staż zakładowy (czyli u jednego pracodawcy), chyba że pracownik świadczył wcześniej pracę na rzecz tego samego podmiotu z innego tytułu (którego okres da się zaliczyć do okresu zatrudnienia).
Należy także pamiętać, że nowo nabyte uprawnienia będą przysługiwać pracownikowi od dnia nabycia do nich prawa. Nowelizowane przepisy nie wpłyną także na trwające w dniu wejścia w życie ustawy okresy wypowiedzenia oraz procesy rekrutacyjne.
Podsumowanie
Nowelizacja przepisów Kodeksu pracy w zakresie wlicza wiele dodatkowych form zarobkowania do okresów zaliczanych do ogólnego stażu pracy. Stanowi to istotną zmianę systemową. Ustawodawca w kompleksowy sposób uwzględnił różnorodne formy aktywności zawodowej w świetle przysługujących pracownikowi uprawnień, odchodząc tym samym od wyłącznego uprzywilejowania stosunku pracy.
Rozszerzenie katalogu tych okresów o art. 3021 Kodeksu pracy oznacza przede wszystkim realne zwiększenie uprawnień pracowniczych. Jego skutkiem jest przy tym pojawiająca się konieczność weryfikacji dokumentacji przez samych pracowników, po których stronie leży ciężar udowodnienia wspomnianych okresów.
Po stronie pracodawców rodzi to wzrost obowiązków kadrowych i organizacyjnych, związanych z przetwarzaniem dodatkowej dokumentacji, zaś na Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych konieczność wydawania zaświadczeń.
Podsumowując, nowe regulacje prowadzą do bardziej sprawiedliwego odzwierciedlenia rzeczywistego doświadczenia zawodowego pracowników, odcinając je od sztywnego obliczania stażu pracy na podstawie tylko i wyłącznie stosunku pracy.